Риск-анализ договоров: опыт ГК «Черкизово»

Средний срок согласования договора в ГК «Черкизово» — три дня. Такого срока удалось достичь за счет введения риск-анализа договорной работы и выстраивания этого процесса в компании. Какие критерии использует ГК «Черкизово» при риск-анализе договоров и как решали проблемы, с которыми столкнулись, — в статье.

Процессная составляющая риск-анализа

Риск-анализ договорной работы в ГК «Черкизово» можно разделить на две части. Первая — процессная, когда мы анализируем весь процесс контрактования и выстраиваем маршруты согласования договора. У нас гибкий лист согласования, благодаря которому мы делим все договоры на определенные категории. У этих категорий есть суммы, а у сумм — порядок оплаты. Есть другие критерии и метрики, которые мы используем, — о некоторых из них ниже.

Пороговые суммы. Если мы говорим про суммы, то здесь набор согласующих формируется от определенных сумм. Причем они не везде одинаковы. Если мы говорим о закупке товарно-материальных ценностей, то это могут быть десятки миллионов. А если о закупке зерна, мяса сырья, ветеринарных препаратов, племенного стада, то здесь порог сумм ниже, потому что эти товары для нас критически важны.

Порядок оплаты. От того, какой порядок оплаты: предоплата, постоплата, частичная предоплата, зависит и насколько рисковый для нас договор. Например, если это постоплата, то риск минимален, особенно в совокупности с некритичным предметом договора. Соответственно, наше казначейство и финансовый контроль могут такой договор не смотреть. Если в договоре предусмотрен аванс, то подключаются коллеги из финансового департамента. Они смотрят, есть ли на это бюджет, какой порядок возврата аванса, а также юристы вносят рекомендации по обеспечительным мерам.

Место проведения работ. Еще есть определенные критерии, например, проводится работа на нашей площадке или нет. Если на нашей площадке, то для нас важно, чтобы в маршруте согласования был специалист по охране труда, биобезопасности в связи со спецификой бизнеса.

Управление полномочиями. Мы также используем риск-ориентированный подход к управлению полномочиями. Речь идет о том, когда в матрицу согласования включается уполномоченное от ГК «Черкизово» лицо в зависимости не только от суммы, но и от категории сделок. Поскольку у нас вертикально интегрированный холдинг, у нас есть IT-директор, который соответственно сопровождает IT во всей группе. Именно у него есть доверенность на приобретение софта и железа. И неважно, для чего мы закупаем: для птицеводства, маслоэкстракционного завода или растениеводства. Если это софт, то за него отвечает IT-директор. Именно он будет в маршруте в качестве подписанта на основании матриц в нашем гибком листе согласования.

Что дает процессный подход и что в нем делают юристы. Во-первых, это обеспечение бизнеса быстрыми сделками, когда то, что не требует детального погружения, проходит быстро и безболезненно. Во-вторых, экспертный подход к согласованию: когда помимо стандартного набора в лице бухгалтера, юриста и финансиста в согласование включаются специальные эксперты, которые вносят в договор свои нюансы. Например, ветеринарный врач укажет качественные характеристики приобретаемой вакцины или же специалист по интеллектуальной собственности проверит лицензионный договор и т. д. Такой экспертный подход важен не только для нашей отрасли, но и для иных отраслей, имеющих свою специфику: нефтяной, газовой, энергетической и др. Юристы прокладывают маршрут согласования договора и включают в него нужных экспертов и уполномоченных лиц.

Правовая составляющая риск-анализа

Вторая часть риск-анализа — правовая. Здесь важно, чтобы все условия соответствовали закону и интересам компании. Здесь мы используем несколько критериев.

Ценовой порог. Здесь мы также применяем ценовой порог. В ГК «Черкизово» выбрали принцип, что юристы не смотрят договоры до 250 тыс. руб. По таким суммам бизнес может закупаться по счетам оферты, то есть вообще без договора.

Стандартные формы. Если договор заключен по стандартной форме ГК «Черкизово», юристы его не смотрят: форма договора уже согласована всеми службами, включая экспертов, ветеринаров, охрану труда. Но при этом юристы обеспечивают процессный контроль прохождения стандартного договора.

Маршрут согласования стандартной формы достаточно короткий, и поэтому бывает, что менеджеры пытаются по короткому маршруту согласовать «стандартную форму с небольшими правками от контрагента». Но для юристов, если есть правки, — это уже не стандартный договор.

Чтобы убедиться, что в договор не вносили никаких новшеств, до недавнего времени у нас был робот, который стоял на страже и проверял, действительно ли это стандартная форма. Сейчас же мы используем более передовое программное обеспечение — конструктор договоров, который позволяет, отвечая на определенные вопросы, составить нашу форму документа. В нем неизменный формат и кроме выборочных полей инициатор ничего не может изменить. Такой договор автоматически формируется и направляется по короткому маршруту согласования.

Нестандартные договоры. В них есть ответвления: потоковые договоры и проектные высокорисковые договоры.

Потоковые договоры делятся по категориям в зависимости от вида товара: мебель, моющие средства, компьютеры и т. д. Таких категорий более 1300. Потоковыми договорам у нас занимаются юристы, которые находятся в регионах. Для таких договоров есть правила согласования, в которые включены внутренние политики ГК «Черкизово». Например, для зерна отсрочка платежа только 60 дней. Также у юристов есть чек-листы по каждому виду договора: оказание услуг, поставка, аренда. В чек-листах указаны существенные условия и требования ГК «Черкизово». Юрист по этому документу быстро рассматривает потоковый договор.

В проектных высокорисковых договорах по каждому виду договора у нас есть определенный эксперт. Например, если речь идет о субсидированном кредите, то у нас есть старший юрист, который специализируется на финансовых сделках. Есть юрист, который специализируется только на доходных сделках, — это все договоры с федеральными сетями и HoReca, например, с «Вкусно — и точка» или c Х5 Ритейл Групп. Есть юрист, который специализируется на стройке.

Таким образом, в зависимости от категории договоры попадают к тому или иному юристу. И своей высокой экспертизой юрист уже обеспечивает риск-ориентированный подход к согласованию таких сделок.

Вообще в проектных сделках сначала формируется проектная группа, в которую обязательно входит определенный юрист. И бизнес знает, что, если строят завод, нужно пригласить, например, юриста Ангелину, так как именно она бизнес-партнер для дирекции, которая и курирует стройки, а если мы везем импортное оборудование, то надо пригласить юриста Елену, и т. д. Юрист на этапе формирования группы находится вместе с бизнесом, понимает нюансы, как это будет происходить: почему важно, чтобы подошли сети с определенной мощностью к этому оборудованию или почему важно увязать договор строительного подряда площадки со сроком поставки оборудования.

Именно здесь юрист применяет риск-ориентированный бизнес-подход. Вникая во все нюансы бизнеса, получив от других участников проектной группы важные комментарии и разъяснения, он выстраивает договорную схему с учетом всех нюансов, включает определенные условия.

Например, у нас есть один производственный комплекс завода, и мы к нему строим вторую линию. Казалось бы, должны быть важны сроки и ответственность за качество, но для нас самое важное — это нарушение биобезопасности. Ведь если на площадке по строительству этой второй линии будет какой-нибудь охотник, который убил кабана и на своих ногах принес на нашу территорию заразу, то убытки будут миллиардные. Для нас этот риск важен больше, чем соблюдение сроков сдачи в эксплуатацию этой второй линии. Проектный юрист это понимает и включает отдельный раздел по обеспечению биобезопасности в договор.

С какими сложностями столкнулись при введении риск-анализа договоров

Сложности при введении риск-анализа в основном связаны с двумя факторами. Во-первых, это человеческий фактор: все новое всегда вызывает сопротивление. Но здесь достаточно пары показательных кейсов и регулярной аналитики, чтобы снять все опасения, которые есть у бизнеса. Второй фактор — время. Чтобы обеспечить такой детальный риск-анализ, как в ГК «Черкизово», нужен временной ресурс для того, чтобы узнать бизнес, выстроить подходящую структуру договорного подразделения, внедрить автоматизацию.

У нас в компании проходит порядка 50 000 документов в год и без автоматизации штат юристов был бы равен небольшому населенному пункту. Далее нужно постоянно проводить регулярные встречи с бизнесом и собирать от них обратную связь, а также принять тот факт, что мы работаем в режиме непрерывных улучшений. Примеры того, как мы справлялись с этими сложностями, читайте ниже.

Сопротивление других отделов. Когда устанавливаешь правила игры, важно найти подход к каждому отделу, который участвует в согласовании: бухгалтерия, валютный контроль, финансовый мониторинг и т. д. Когда другой отдел говорит, что ему надо не два, а пять дней для согласования, необходимо разобраться и погрузиться в детали, почему нужно столько времени. Часто выясняется, что один отдел проверяет еще и за другой отдел. Здесь надо четко разграничить зоны ответственности согласующих, чтобы установить правила игры, и сроки согласования сократятся сами собой.

Нарушение сроков согласующими. Каждый год мы анализируем и пересматриваем нашу систему, так как появляются категории сделок, в которых люди постоянно нарушают сроки. Мы выясняем причины, возможно, исключаем этих людей или же делаем доработку системы. Например, если договор находится у согласующего больше трех дней, то он перенаправляется на его заместителя, и это происходит автоматически. Но чтобы настолько точечно и детально применять автоматизацию, нужны самые ценные ресурсы: время и люди. Только благодаря бизнес-ориентированному подходу юристов, профессионализму и высокой лояльности к компании нам удается легко внедрять инновационные подходы к договорной работе.

Подборка, чтобы прокачать навыки договорной работы:
►  Сроки в договорах, которые стороны считают по-разному. Как эти условия прочитает суд
► Эти пункты в договоре, которые кажутся выгодными, лишают поставщиков прав по ГК
► Протокол совещания: как превратить технический документ в допсоглашение