Компания потеряла бухгалтерские документы. Когда директор за это не отвечает

По статистике, в каждом пятнадцатом деле о банкротстве кредиторы или арбитражный управляющий требуют привлечь директора к субсидиарной ответственности. Пока суды удовлетворяют только 10 процентов таких требований. Но общая тенденция для руководителей негативная — подобные споры возникают все чаще, а взыскиваемые суммы продолжают расти.

Самое распространенное основание — отсутствие документов бухгалтерского учета. Например, если документы не переданы или в них нет необходимой информации. Суды привлекают директоров к субсидиарной ответственности, если из-за проблем с документами трудно сформировать конкурсную массу.^{127 ФЗ}

Нередко в ходе рассмотрения дела выясняется, что документы утрачены по причинам, которые выглядят уважительными. Бухгалтерские документы сгорели во время пожара, утонули, изъяты правоохранительными органами или просто украдены. В статье рассмотрим, как эти причины оценивают суды и что сделать, чтобы защитить добросовестного директора.

Документы затоплены

Одна из самых частых причин утраты бухгалтерской документации — затопление архива компании. У судов нет однозначной позиции, как расценивать этот довод.

Например, в одном деле бухгалтерская документация была утрачена из-за прорыва труб горячего водоснабжения, отопления и канализации в помещение архива. Суд признал утрату документов форс-мажором. В деле нет доказательств, что руководитель действовал неосмотрительно либо халатно относился к документации. Поэтому он не отвечает за непередачу первичных документов временному управляющему. Утрата документов из-за пролива подтверждена актом обследования помещения, который подписан директором, главным бухгалтером и юристом должника.^А24

В практике того же суда есть противоположная позиция. В аналогичном споре директор заявил, что все документы утрачены из-за затопления офиса. Факт затопления он также подтвердил актом комиссии с перечнем утраченных документов. В акте был вывод, что восстановить бухгалтерский учет невозможно. Суд признал этот довод необоснованным. Директор не предпринял каких-либо мер, чтобы восстановить утраченные документы. Он только создал комиссию для фиксации их утраты.^А04

Если документы утрачены при предыдущем руководителе, новый директор за это не отвечает. Так, в одном деле бухгалтерские документы также были залиты из-за аварии. Это произошло задолго до того, как ответчик стал руководителем. Суд решил, что привлекать его к ответственности нельзя. Ответчика назначили за месяц до введения наблюдения, он не препятствовал процедуре банкротства и принял меры, чтобы восстановить документы.^А45

Суды могут отклонить ссылку на затопление офиса, если документы утрачены как раз после того, как у руководителя возникла обязанность передать их арбитражному управляющему.^А03 Также суды указывают, что руководитель обязан принимать необходимые меры, чтобы обеспечить сохранность документации.^А45-2

Документы сгорели

Ссылка на пожар обычно не помогает. Есть единичные случаи, когда суды считают, что уничтожение документов по этой причине исключает ответственность руководителя.^А56

В целом практика для руководителей негативная. Например, ответчик указывал, что документы сгорели. В подтверждение он представил акт, справку и постановление об отказе в возбуждении уголовного дела. Суд отклонил этот довод. В доказательствах ответчика нет ссылки на то, что из-за пожара уничтожены документы и иные ценности.^А33

Из негативной практики есть исключение — если документы переданы на ответственное хранение и сгорели уже у хранителя. В этом случае суд решит, что нет оснований привлекать к субсидиарной ответственности руководителя должника. Подтвердить утрату помогает акт приема-передачи, в котором указан перечень документов, переданных хранителю.^А65

Документы изъяли

Если документы изъяли правоохранительные органы, привлекать к ответственности руководителя нельзя. В этом случае директор по объективным причинам не может передать документы арбитражному управляющему. При этом суды ссылаются на протоколы обыска или выемки, в которых приводится перечень изъятых документов.^{А69, А38}

Этот довод не поможет, если изъяты не все документы или должник мог представить документы до изъятия. Так, ответчик утверждал, что бухгалтерские документы изъяли следственные органы в рамках уголовного дела. Суд отклонил этот довод. Документы изъяли через 11 месяцев после введения в отношении должника конкурсного производства. Ответчик не доказал, что у него изъяли именно те документы, в которых есть сведения об имуществе и сделках организации.^{А78, А24}

Документы похитили

Чаще всего суды считают, что хищение документов — не основание освободить руководителя от субсидиарной ответственности. Противоположная практика есть, но встречается крайне редко.^{А56-5, А07} Причина недоверия судов проста — хищение документов проще всего инсценировать.

Суды отклоняют доводы о хищении документов со ссылкой на обязанность руководителя восстановить их или обеспечить их надлежащее хранение.^{А55, А56-6, А67}

Например, ответчик утверждал, что документы украдены. Суд не принял этот довод. Руководитель должен был передать документы конкурсному управляющему. Зная об этом, он хранил их в чужом автомобиле в ночное время суток в неохраняемом месте. Ответчик не принял надлежащих мер, чтобы обеспечить их сохранность, не проявил должную заботливость и осмотрительность как руководитель организации.^А19

В другом деле суд также отклонил ссылку на кражу. Он указал, что кража произошла через несколько месяцев после того, как директор был обязан передать документы управляющему. Ответчик не доказал, что не мог передать документы до хищения.^А60

Как обезопасить добросовестного директора

Если спор дошел до суда, даже добросовестный директор рискует проиграть. Бухгалтерия может перестраховаться и уничтожить документы, но от этого директору будет только хуже. Пожар, авария, кража также не гарантируют, что суд освободит директора от ответственности. Чтобы свести риск к минимуму, используйте следующие рекомендации.

Как хранить документы.

Храните их по местонахождению компании. Это требование можно включить в специальный локальный акт. Целесообразно иметь резервные копии документов, например, в виде сканов. Копии храните отдельно — это поможет восстановить бухгалтерский учет, если произойдет чрезвычайная ситуация. Если решили передать документы в архив, обратитесь к специализированной организации. Все равно сохраняйте резервные копии.

Как передавать документы.

Фиксируйте, какие документы передаете арбитражному управляющему. Недобросовестный управляющий не сможет заявить, что получил не все. Передавайте документы максимально быстро.

Как действовать при ЧП.

Сразу известите управляющего. Привлеките его и незаинтересованных лиц (не работников организации), когда будете фиксировать утрату документов.

При фиксации фотографируйте оставшиеся фрагменты документов. Их нельзя выбрасывать, даже если использовать их невозможно. Передайте их управляющему и зафиксируйте передачу.

Если происшествие фиксирует полиция или МЧС, требуйте, чтобы они указали в протоколе или акте состав утраченной документации. Это поможет доказать, что документы на самом деле утрачены.

Продолжайте вести текущий бухгалтерский учет. Потеря части документов — не основание его приостановить. При этом руководитель обязан принять все возможные меры, чтобы восстановить утраченные документы. Например, с помощью резервных копий. Суд привлечет директора к ответственности, если тот ничего не сделает, чтобы восстановить или сохранить документацию.