Протокол совещания: как превратить технический документ в допсоглашение

Разобрали, когда протокол обсуждений и совещаний сработает как допсоглашение и поменяет условия сделки вопреки ожиданиям одной из сторон. В статье — рекомендации, как управлять рисками того, что привычный технический документ контрагент использует не так, как вы рассчитывали. На что смотрят суды, когда стороны доказывают новые договоренности протоколами совещаний, и что предусмотреть в договорной работе с учетом целей вашей компании, читайте далее.

Проверить, есть ли в протоколе совещания формулировки о намерениях изменить договор

Когда стороны корректируют договоренности и ход сделки в протоколах совещаний, повышают вероятность ситуации: контрагент и суд истолкуют договор не так, как изначально планировали. С одной стороны, это риск, если планируете применять условия в точности по тексту договора, а с другой — удачный инструмент, когда рассчитываете на договоренности, которые возникли в ходе исполнения сделки. Универсального ответа, как суд оценит протокол совещания, не существует, однако есть факторы, которые значительно увеличивают шансы истолковать документ в нужную сторону. Рекомендуем заранее выбрать ваш вариант действий и исходя из него корректировать текст протоколов.

В первую очередь суды оценивают содержание протокола совещания: детально ли оговорили в нем условия или использовали общие формулировки о будущих намерениях. Если хотите применить редакцию протокола, ссылайтесь, что независимо от названия документа по существу это соглашение о новых условиях. Это возможно, если в нем конкретизировали, кто, что, в какие сроки обязан сделать.^АС К примеру, представить дополнительные документы, следовать новому графику.^АС-1 В одном из дел суд отклонил довод о просрочке подрядчика, поскольку в протоколе совещания стороны договорились приостановить работы. Подрядчик не мог продолжить их без указаний заказчика.^А56

И наоборот, чтобы не превратить протокол совещания в допсоглашение, избегайте категоричных формулировок: «расторгается», «аннулируется», «изменяется», «дополняется». Такие фразы суд скорее воспримет как договоренности о пересмотре условий. Лучше использовать более мягкие формулировки. Например, «обменялись мнениями о возможном изменении договора». Кроме того, следует зафиксировать в протоколе необходимость в будущем заключить допсоглашение по вопросам, которые обсуждали на совещании. В такой ситуации одного протокола недостаточно, он не подтверждает изменение условий.^А07

Если сотрудники вашей компании уже подписали протокол с «резкими» формулировками, но вам это невыгодно, попытайтесь в переписке отыграть назад: сообщите, что просите контрагента не предпринимать никаких действий в редакции протокола, пока не подпишете допсоглашение. Предложите провести дополнительное совещание уже с юристами сторон, чтобы исключить неясности в толковании.

Из-за чего суд воспримет протокол совещания как допсоглашение

Что не так

Как надо

Проконтролировать, как стороны следуют договоренностям из протокола

Довод в пользу того, что протокол совещаний изменил или уточнил условия: стороны начали совершать те действия, которые в нем предусмотрели, ни одна из сторон не возражала. То есть своим поведением стороны подтвердили, что принимают новые условия. Пример: в протоколе совещания зафиксировали решение изменить цену и условия поставки — расторгнуть спецификацию и подписать новую. Суд посчитал такой протокол частью договора, поскольку по его условиям отгрузили товар, приняли оплату. ^ВС А65

Еще рекомендуем проверить, ссылались ли стороны в переписке на спорный протокол. Это дополнительный аргумент в пользу того, что условия из документа воспринимали как обязательные или же наоборот. К примеру, суд отклонил ссылки на изменение техзадания в протоколе совещания, поскольку из переписки явно следовало иное.^А23

Минимизировать риски неверного толкования протоколов поможет работа с сотрудниками, которые взаимодействуют с контрагентом. Именно их ошибочные действия зачастую становятся доказательством в пользу контрагента. Рекомендуем сразу в договоре обезопасить себя: ограничить круг лиц, которые вправе изменять договор. Можно перечислить их пофамильно или по должностям либо установить, что полномочие менять условия должно быть в доверенности. Так исключите для контрагента ссылку на полномочия из обстановки у вашего сотрудника.

Хотя по возможности следует привлекать юриста к совещаниям сторон и экспертизе протоколов, на практике это возможно далеко не всегда. Рекомендуем подготовить для сотрудников проверочные листы по типовым договорным ситуациям, а также шаблоны протоколов совещаний. Пропишите, каких формулировок следует избегать, о каких случаях обязательно сообщать в юротдел. Для контроля договорной работы советуем проводить выборочный юридический аудит исполнения сделок, а также периодические инструктажи по договорной работе.

Использовать оговорку об изменении условий только допсоглашением

Изменит ли протокол совещания условия сделки, зависит от того, в каком порядке стороны вправе их пересматривать. Речь о ситуации, когда закон или договор прямо требуют соблюсти конкретную форму изменений. К примеру, суд отверг ссылку на протокол совещаний, в котором стороны:

• согласовали необходимость допработ и перечислили лишние;
• установили меньшую цену;
• обязали исполнителя представить проект ведомости.

Несмотря на конкретизацию обязанностей, суд указал: стороны работали по госконтракту. В этом случае закон требует заключать дополнительное соглашение. Протокол совещаний и иные документы его не заменяют, о чем исполнитель не мог не знать.^А66

Запрет изменять договор иными способами кроме прямо согласованного возможно установить и в договоре. Используйте этот механизм, если нужно исключить возможность менять договор протоколами совещаний. Если прописали, что нужно, к примеру, заключать допсоглашение или направлять заявку, преодолеть такое условие не помогут ни конклюдентные действия, ни подписи обеих сторон в протоколе. Этот подход сформулировал ВС, и практика ему следует.^ВС А55 Суды указывают: сторона знала о порядке пересмотра условий, но не воспользовалась им. Значит, не вправе ссылаться на протоколы совещаний и иные подобные документы. Рекомендуем включать оговорку о допсоглашениях, если компании важно применять строго договорные условия.

Пример из практики: подрядчик с помощью протоколов совещаний взыскал с заказчика стоимость основных работ. Но суд отказался принимать ссылку на те же протоколы в части дополнительного объема. В договоре был специальный порядок изменения условий: сначала нужно направить заявку о пересмотре, затем подписать допсоглашение. Подрядчик этого не сделал и не вправе ссылаться на то, что в протоколах контрагент согласовал допработы.^А40

Другие статьи о договорной работе из майского номера:
► Условия, которые не спасает ссылка на свободу договора: какие формулировки защитят компанию
► Эти условия, которые кажутся выгодными, лишают поставщиков прав по ГК. Как не остаться в минусе
► Сроки в договорах, которые стороны считают по-разному. Как эти условия прочитает суд
 

	Научитесь проводить совещания эффективно в программе «Legal MBA. Комплексное управление деятельностью компании» в Высшей школе Юрист компании