Все статьи номера
Не прочитано
3
Договоры
Подготовка документов

Как заключить и исполнить договор по электронной почте

Александр Бычков, Начальник юридического отдела АО «ТГК “Салют”»

Чем поможет: подписать электронный договор и не остаться без денег.

Компания выдала заем контрагенту по электронному договору. Контрагент получил деньги, но возвращать их не стал. В судебном процессе выяснилось, что сертификат ключа проверки подписи заемщика недействителен. Суд решил, что договор не заключен. Читайте, как заключить электронный договор, чтобы контрагент не отвертелся.

Какую электронную подпись использовать

По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению.63ФЗ Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись.63ФЗ-1

Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию.А45 Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования.МГС

Стороны могут получить усиленные квалифицированные подписи в разных удостоверяющих центрах — законодательство не обязывает получать подписи в одном месте. Никаких ошибок из-за этого не будет.

Как происходит заключение электронного договора

Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.А70 Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок.

Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации. Заемщик регистрируется на их сайте, устанавливает специальную программу, получает электронную подпись и оставляет заявку.

По общему правилу электронный договор заключен с момента, когда оферент получил акцепт, то есть стороны согласовали все существенные условия.432ГК Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме. Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента. С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.

Как проверить подлинность подписи

Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она.434ГК, 160ГК Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным.

Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает. Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи. А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата. Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.69ФЗ-2, А40

Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

Истец в этом споре в обоснование своих доводов принес флешки с файлами, из которых состоял электронный договор. Суд отклонил эти доказательства. Одна из причин — электронные документы от имени ответчика подписаны недействительной электронной подписью. Общество не представило сертификат ключа электронной подписи, а также доказательства, что он внесен в реестр.А62

Недавно Верховный суд изменил этот подход — если ответчик отрицает заключение договора, он обязан представить конкретные доказательства в свою пользу.

В этом споре поставщик требовал взыскать с аптеки оплату за товар. К иску приложил копии товарных накладных, которые были подписаны электронной подписью, копию квалифицированного сертификата ключа проверки подписи на представителя ответчика, копию доверенности на его имя. Ответчик заявил, что поставки не было, и три судебные инстанции отказали истцу в удовлетворении иска.

Верховный суд направил дело на новое рассмотрение. Он указал, что сертификат ключа проверки электронной подписи является действительным, пока не доказано иное. Ответчик должен был представить доказательства, которые опровергают достоверность доверенности или сертификата, но этого не сделал. О фальсификации доказательств он также не заявил.ВС А40

В подобных спорах привлекайте к участию в деле удостоверяющий центр, который выдал сертификат ключа проверки подписи контрагенту и может это подтвердить. Или сразу два центра — контрагента и свой.

Учитывайте, что удостоверяющий центр не может подтвердить, какую сделку совершали компании.А40-1 Он может только ответить на технические вопросы — например, действительна ли подпись, когда и какой документ контрагент подписал. Если удостоверяющий центр не сможет подтвердить информацию, заявите ходатайство о компьютерной экспертизе.

Пример из практики

Поставщик доказал передачу товара электронными накладными, которые подписал покупатель

Истец

Требовал взыскать долг по оплате товара, представил распечатки электронных накладных.

Ответчик

Просил отказать в иске, так как не получил товар.

Суд

Удовлетворил иск. В договоре стороны указали, что электронные документы приравнены к первичным документам бухучета. Истец представил доказательства, что ответчик подписал накладные электронной подписью, отчеты удостоверяющего центра о ее подлинности, бланк сертификата открытого ключа. При этом ответчик электронную подпись не оспорил и о фальсификации доказательств не заявил.

Источник: постановление АС Московского округа от 13.03.2015 по делу № А40-102584/14

Что делать, если потеряли электронную подпись

4
сотни аккредитованных удостоверяющих центров работают в России
Источник: minsvyaz.ru

Если электронную подпись скомпрометировали, сразу сообщите об этом всем контрагентам. Например, если потеряли флешку с подписью или уволился сотрудник, который с ней работал. Используйте любой способ, с помощью которого потом сможете подтвердить, что контрагенты получили сообщение. Если не сделаете это, на вас перейдет риск исполнения обязательств из договоров, на которых поставят эту подпись.

Если направите уведомление, все риски перейдут на контрагентов. Именно они должны будут проверять, действительно ли электронная подпись исходит от вашей компании. Если контрагент не проявит должной осмотрительности, компания никак за это не отвечает. Чаще всего такие проблемы возникают в отношениях с кредитными организациями.

Например, банк открыл обществу счет. В договоре записали, что при компрометации ключа электронной подписи клиент обязан об этом незамедлительно сообщить. После этого банк приостанавливает операции. Скомпрометированные ключи стороны уничтожают самостоятельно.

У директора общества украли электронную подпись, и он подал заявление в банк с просьбой ее временно заблокировать. Через несколько дней банк получил платежные поручения, на которых стояла украденная подпись, и списал деньги. ООО подало иск к банку о взыскании списанных сумм и процентов по статье 395 ГК.

Суды встали на сторону истца. Банк должен возместить убытки. Три инстанции указали, что общество известило ответчика о компрометации ключа. Банк должен был дополнительно проверить, действительно ли истец хотел совершить операции, а не сразу списывать деньги со счета.А40-2

Как фиксировать исполнение договора по электронной почте

В электронном виде можно оформлять акты приемки-передачи, товарные накладные и другие документы. Для этого укажите в договоре, что стороны вправе использовать электронную почту для переписки. Напишите адреса электронной почты, на которые можно отправлять письма. Можно вместо этого сделать ссылку на доменное имя юридического лица. В этом случае установите, что стороны признают юридически значимой переписку с любых адресов, которые зарегистрированы на данном домене. Так будет проще доказать в суде, кто отправил письмо — почтовый ящик на домене может зарегистрировать только та компания, которой он принадлежит.

Если возникнет спор, достоверность электронной переписки можно подтвердить протоколом осмотра интернет-страниц. Его составляет нотариус. Он заходит в электронную почту, открывает письма, смотрит приложенные файлы, делает скриншоты и описывает все действия в протоколе.

Верховный суд подтвердил допустимость такого доказательства. Он рассматривал дело, где сторона представила в качестве доказательства нотариальный протокол осмотра сайта, который фиксировал отправления электронной почты. Нижестоящие суды оставили его без внимания, поэтому ВС отменил решения и направил дело на новое рассмотрение.ВС

Как прописать условие об электронном обмене документами

При переписке по e-mail электронные подписи необязательны.

Постановление АС Западно-Сибирского округа от 10.02.2017 по делу № А27-183/2016

Включите в договор с контрагентом три формулировки об электронном обмене.

  1. «Стороны признают обязательную силу за перепиской по адресам e-mail, указанным в настоящем договоре, и пересылаемыми посредством нее документами (содержимое электронных писем). Простые распечатки (скриншоты) с почтовых ящиков подтверждают факт оказания услуг, выполнения работ, обмен документами, изменение или расторжение ранее заключенного договора и др.».
  2. «Стороны обязуются сообщать друг другу обо всех случаях взлома или иного несанкционированного доступа к их электронным почтовым ящикам. В отсутствие такого уведомления исполнение, произведенное стороной настоящего договора с учетом имеющейся у нее информации, признается надлежащим».
  3. «Стороны признают и соглашаются с тем, что любые письма, заявления, заявки и уведомления, а также любая иная деловая корреспонденция, отправленная с адресов электронной почты, указанных в настоящем договоре, являются исходящими от надлежащим образом уполномоченных представителей сторон и в том случае, когда они не содержат сведений об отправителе».