Все статьи номера
Не прочитано
8
Компания
Трудовые отношения

Сотрудник на удаленке. Что прописать в договоре

Анна Чайкина, Руководитель практики «Трудовое право» юридической фирмы «Борениус»

Главное: согласно исследованиям, к 2020 году каждый десятый работник в России будет удаленным. Расскажем в статье, что указать в трудовом договоре с сотрудником, чтобы избежать конфликтов и судебных споров.

Основной документ, который фиксирует договоренности сторон о трудовой функции, заработной плате и порядке взаимодействия удаленного работника и работодателя, — это трудовой договор о дистанционной работе.312.1 ТК

На него распространяются общие положения ТК РФ об обязательных условиях трудового договора.57 ТК

Часть обязательных условий нужно адаптировать под специфику дистанционного труда. Также важно проработать каждое положение договора на этапе его заключения, так как внести изменения в него в большинстве случаев можно только по соглашению сторон.72 ТК А это сложно, если учитывать удаленность работника. В договоре обязательно должно быть условие, что работник трудится дистанционно.

Сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку. В этом случае документом о работе и стаже будет трудовой договор

Ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ

Пропишите, как будете обмениваться документами, какое оборудование использует работник и как компенсируются расходы на такое использование, в какой форме работодатель будет получать отчеты о сделанной работе и дополнительные условия для расторжения договора. На дистанционного работника распространяется действие трудового законодательства с учетом особенностей, которые установлены главой 49.1 Трудового кодекса РФ.

Способ обмена документами: форма и сроки получения ответа

Закон предоставляет два варианта обмена документами: в электронном виде и обмен оригиналами. Даже если стороны договорятся об электронном обмене, обязательно направлять по почте заказным письмом с уведомлением следующие документы:

  • экземпляр трудового договора на бумажном носителе;312.2 ТК
  • документы для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;312.1 ТК
  • заверенную копию приказа работодателя о прекращении трудового договора о дистанционной работе.312.5 ТК

По общему правилу работник также обязан направить работодателю трудовую книжку. Единственное исключение — если стороны договорились, что запись в трудовую книжку не вносится.312.2-7 ТК

Эти требования гарантируют, что у работника на руках будут документы, которые подтверждают трудоустройство.

Электронный обмен.

Обязательное условие — использовать усиленную квалифицированную электронную подпись должны обе стороны. Юридически для работника такая подпись равнозначна собственноручной подписи. Поэтому в рамках электронного обмена можно совершать любые действия, для которых закон требует проставления подписи работника на документах. Например, так работодатель может знакомить работника с локальными нормативными актами,312.2-5 ТК а работник — представлять документы312.2-3 ТК и объяснения.312.1-6 ТК Чтобы мотивировать работника использовать электронную подпись, укажите в договоре, что работодатель возмещает работнику расходы на ее получение и использование.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, подробно опишите в трудовом договоре или в положении о дистанционной работе действия по обмену документами

Обмен оригиналами.

Заказные письма с уведомлением — это практически единственный способ обмена, который позволит доказать надлежащую отправку. Можно передавать документы лично, но каждый раз отправлять работника в командировку, чтобы он поставил подпись или ознакомился с документом, затратно. Если нет риска конфликта с работником и необходимости доказывать отправку оригинала документа в суде, можно отправлять документы курьерской службой.

Суды не считают подходящим способом обмена отправку сканкопий. В одном деле суд пришел к выводу, что сканированная копия заявления об увольнении по собственному желанию в отсутствие оригинала у работодателя — ненадлежащее доказательство волеизъявления работника прекратить трудовые отношения.33 В другом — что сканкопии уведомления о сокращении дистанционного работника, которую направили по электронной почте, недостаточно для соблюдения работодателем процедуры увольнения.11 При этом интересно решение Верховного суда, в котором он признал незаконным отказ работодателя уволить работника по заявлению в форме незаверенной телеграммы. Факт подачи заявления об увольнении по собственному желанию может подтверждаться любыми допустимыми средствами доказывания.ВС5

Если стороны допускают для себя альтернативные способы обмена документами, которые не связаны с исполнением сторонами обязанностей, например, обмен сканами отчетов, это необходимо установить в договоре. Более того, при использовании обмена оригиналами зафиксируйте обязанность стороны, которая направляет оригинал заказным письмом, выслать в тот же день по электронной почте сканкопию документа и квитанции об отправке.

Оборудование, которое будет использоваться, и компенсация расходов на такое использование

Возможно два варианта или их сочетания: работодатель предоставляет свое оборудование или работник использует свое. В первом случае работодатель компенсирует работнику расходы на ремонт оборудования либо заменяет его, когда необходимо, и указывает порядок такого предоставления в договоре.

Во втором случае, когда работник использует свое имущество для работы, работодатель компенсирует работнику соответствующие расходы в сумме, которая указана в договоре.188 ТК

Специальная оценка рабочих мест дистанционных работников не проводится, поэтому не включайте это условие в договор

П. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ

Режим работы и контроль за работником

Достаточно определить в договоре, что сотрудник работает 40 часов в неделю и определяет свое рабочее время сам. Такой вариант подходит, если лицо работает на результат и постоянная связь с ним не требуется. Например, переводчик, которому на каждое задание дается определенное количество часов. В данном случае работник может трудиться в любые дни и направлять в компанию результат. Вопрос о компенсации сверхурочной работы, ненормированном дне, оплате за работу в выходные здесь не возникает.

Но в большинстве случаев работодателю важно, чтобы сотрудник работал в определенном режиме. Тогда пропишите в трудовом договоре, в какое время и с использованием каких средств связи работник должен быть доступен, каков срок ответа на звонок или электронное письмо работодателя, можно ли устраивать видеоконференции, а также конкретные часы работы и отдыха, нормированный ли рабочий день.

Работодатель может контролировать дистанционщика с помощью его отчетов о работе. Законодательство не устанавливает требований к форме и содержанию таких отчетов. За то, что работник нарушил или ненадлежащим образом исполнил свои обязанности по представлению отчета, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в общем порядке.192 ТК

Дополнительные основания расторжения договора

В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные основания его расторжения по инициативе работодателя.312.5 ТК Они должны быть связаны с функциями и обязанностями работника и иметь четкие и конкретные формулировки, чтобы избежать двоякого толкования условий.

Работодатели часто предусматривают следующие основания расторжения, если работник:

  • не соблюдал сроки выполнения работы или не представлял отчеты о выполненной работе неоднократно (более трех раз);
  • отказывался использовать в работе средства защиты информации, которые предоставил или рекомендовал работодатель;
  • вел себя некорректно или хамил клиентам (если он непосредственно обслуживал их).

Работодатель может расторгнуть трудовой договор из-за отсутствия связи с работником в течение всего рабочего дня.81 ТК Если такое основание включить в договор, соблюдать порядок увольнения как при дисциплинарном взыскании не нужно.

В трудовом договоре предусмотрите обязанность работодателя выяснить причины отсутствия связи, поскольку она может отсутствовать не по вине работника. Четко пропишите порядок действий сотрудника, если у него нет возможности выйти на связь. Например, позвонить, если нет подключения к интернету, или указать контакты члена семьи для связи в экстренных случаях.

Не рекомендуется использовать в качестве оснований случаи, если работник по результатам годового отчета вошел в число сотрудников с самыми низкими показателями в работе либо на его должность принимается сотрудник, рабочим местом для которого будет офис работодателя. Кроме того, не следует указывать в договоре, что удаленного работника можно уволить в любое время без объяснения причин.