Как доказать должную осмотрительность при выборе контрагента

Налоговики на проверке спрашивают, почему компания работает с контрагентом и как его выбирала. Инспекторы могут подозревать, что контрагент — фирма-однодневка. Если не подтвердить обратное, то ИФНС обвинит компанию в недолжной осмотрительности и снимет вычеты по НДС. Отменить их решение можно в суде. Но для этого юрист должен доказать, что компания проверила правоспособность контрагента, его репутацию и ресурсы, а также то, что все это она сделала до сделки. Читайте, какие документы помогут доказать осмотрительность при выборе контрагента. В статье — положение о проявлении должной осмотрительности. Передайте его директору на подпись, документ покажет инспекторам, как компания проверяет контрагентов.

Запросите выписки из реестров, копии устава и карточки с подписями

Предоставьте выписку из ЕГРЮЛ на контрагента. Она докажет, что перед заключением договора компания убедилась в правоспособности второй стороны по сделке.^49ГК Выписку запросите на service.nalog.ru в электронном виде.

Суд сочтет допустимыми доказательства, которые компания получила через сервисы ФНС. Например, проверьте контрагента на наличие долгов по налогам, передает ли он отчетность вовремя на service.nalog.ru/zd.do.

Посмотрите на полномочия лиц, которые будут подписывать договор. Для этого запросите копии устава, протокола об избрании директора или приказа о его назначении. Сверьте Ф. И. О. лица из преамбулы договора с данными из ЕГРЮЛ. Налоговики также рекомендуют просить копию паспорта директора.

Договор вправе подписывать иной уполномоченный сотрудник помимо директора. В этом случае контрагент должен составить на него доверенность. Запросите ее копию и храните вместе с договором, чтобы затем подтвердить полномочия подписантов.

У контрагентов попросите специальные нотариально заверенные карточки с образцами подписей и оттисков печатей. Например, в одном из дел ООО сослалось на то, что запрашивало такие карточки. Они подтвердили факт назначения руководителя контрагента и его личность. Суд встал на сторону общества.^А40

Часто компании заключают сделки с контрагентами, которые вправе заниматься своей деятельностью, только если у них есть лицензия, аттестация или членство в СРО. Налоговики могут заявить, что компания проверила только общую правоспособность, но не специальную, значит, не подтвердила свою осмотрительность. Суды поддерживают такие выводы ИФНС.^А63 Чтобы опровергнуть доводы налоговиков, представьте в суд подтверждение специальной правоспособности контрагента, например копию лицензии. Запросите ее перед сделкой.

Подтвердить осмотрительность помогут сами условия договора. Например, пункт об оплате товара только после поставки либо о перечислении денег подрядчику после выполнения работ.^А40-1

Докажите, что документы получили до сделки

Инспекторы в суде заявляют, что на допросе должностное лицо компании не рассказало, каким образом выбирали контрагента. В процессе выясняется, что директор и остальные сотрудники не знают представителей контрагента, не видели их и не знакомились с ними. Этот аргумент сыграет не в пользу компании.^А40-2 Поэтому нужно быть готовым рассказать сам процесс выбора контрагента и доказать, что его проверили именно до сделки.

Контрагента можно выбирать по-разному. Например, сравнить цены поставщиков.^А40-3 Для этого сохраните их прейскуранты, коммерческие предложения. Также можно сказать, что контрагента нашли с помощью своего рекламного сайта или тендера.

Сохраните контактные данные контрагентов, через которые компания оперативно связывалась с ними. Если есть рекламная продукция контрагента или другая информация о нем из СМИ, интернета, тоже сохраните ее. Эти материалы помогут доказать, что компания проверила до сделки, что контрагент действительно существует и ведет деятельность.^А71

Безопаснее хранить деловую переписку, которую компания вела с контрагентом до подписания договора. Например, сопроводительные письма от контрагента и ответы, которые компания отправляла ему. Осмотрительность подтвердят также электронные письма с запросом документов и их пересылку в адрес компании, документы, которые подтверждают направление сотрудника в командировку за их получением.^А40-4

Подтвердите репутацию и ресурсы контрагента

Чтобы избавиться от претензий налоговиков, нужно доказать не только привлекательность сделки для компании. Необходимо подтвердить, что компания заранее оценила деловую репутацию контрагента и его ресурсы. Об этом еще восемь лет назад сказал Президиум ВАС.^ВАС

Сейчас суды придерживаются такой же позиции. Пример: компания заключила договор подряда на ремонт завода. Инспекция выяснила, что у подрядчика не было необходимых ресурсов: людей, техники, оборудования. Фактически договор исполнял кто-то другой. На основании этого суд встал на сторону налоговиков.^А60

Чтобы выяснить репутацию контрагента, почитайте отзывы в интернете. Также можно связаться с его бывшими и настоящими партнерам, чтобы узнать их мнение.

Проверьте на kad.arbitr.ru, участвовал ли контрагент в судебных спорах. Насторожить должно, если у него были разбирательства, которые связаны с его банкротством или мошенничеством.

Важно также оценить финансовую стабильность контрагента, сдает ли он отчетность, платит ли налоги. Для этого запросите бухгалтерский баланс и копии налоговых деклараций за последний год. Контрагент может и отказать, тогда попросите его прислать письменный отказ.

Если у контрагента есть автомобили и склады, то запросите информацию и о них. Пусть вышлет копии ПТС, свидетельства о регистрации на автомобили. По складам — их местонахождение, копии документов на право собственности или договора аренды, если не владеет имуществом.

Запросите у контрагента штатное расписание. Из документа будет видно, есть у него работники или нет. Может сложиться такая ситуация, что у контрагента есть сотрудники, которые выполняют работы, но фактически у него они официально не трудоустроены. Налоговики посчитают это нарушением. Но суды считают иначе: налогоплательщик, который действует добросовестно, не может знать о налоговых, миграционных и трудовых нарушениях своего контрагента.^А40-5